1. Introducción
Nuestro compromiso con la ética y el cumplimiento
En Azulev, S.A.U esperamos que todos nuestros profesionales se rijan por los valores de la integridad y la ética. El presente Código Ético pretende servir como guía y referente documental para ayudar a todas las personas empleadas de Azulev, S.A.U (en adelante Azulev, o “la organización”) a escoger la opción éticamente más adecuada en cualquier circunstancia.
Azulev define a través del Código Ético una serie de pautas de comportamiento que ayudan al desarrollo personal y al mantenimiento de la confianza de nuestros públicos de interés: clientes, proveedores, accionistas y resto de partes relacionadas. Nuestro objetivo es que todos los profesionales, independientemente de su cargo o responsabilidad, tengan plena conciencia de las implicaciones y responsabilidades que conlleva ser miembro de Azulev.
Los valores de Azulev deben de ser los pilares sobre los que se forja la conducta del personal en la toma de decisiones y en el desarrollo de las operaciones que se llevan a cabo en todos los países donde operamos, siempre bajo los principios de transparencia, integridad, honestidad, respeto e igualdad, respondiendo así a la confianza de nuestro entorno y respetando la ley y el presente Código Ético.
Por consiguiente, el presente Código es un elemento esencial del modelo de prevención de riesgos penales adoptado por la organización, respondiendo así a las obligaciones impuestas en materia de prevención penal en el ámbito de las personas jurídicas.
Valores y principios de conducta
Con el propósito de hacer frente a los desafíos de la organización en materia de cumplimiento, AZULEV cuenta con unos férreos valores y pautas de actuación a los que debe ceñirse todo su personal en el desempeño de su actividad profesional, entre los que se encuentran:
- Cumplimiento de la legalidad: Todo el personal de Azulev está obligado a respetar y cumplir con las disposiciones legales y de normativa interna.
- Conducta social: Uno de los objetivos de la organización es fomentar y mantener un ambiente de trabajo de confianza y compañerismo, cultivando un comportamiento social responsable entre todos los empleados.
- Integridad y transparencia: Azulev se rige por los principios de ética y honestidad en sus relaciones con terceras partes, ya sean públicos/as o privados/as, rechazando cualquier actuación por parte de su personal que pueda encontrarse vinculada a cualquier tipo de práctica corrupta.
- Respeto: El personal de Azulev promoverá con su comportamiento el respeto a las personas independientemente de su posición dentro o fuera de la empresa, formación, educación, profesión, edad, sexo, orientación sexual, credo religioso o valores, lengua, origen o procedencia geográfica.
- Compromiso: Azulev asume su responsabilidad respecto a la protección del medio ambiente y la sostenibilidad.
- Seguridad y salud: Azulev promoverá una política de seguridad y salud en el trabajo y adoptará las medidas preventivas establecidas al respecto en la legislación aplicable.
- Excelencia y ejemplaridad: Azulev velará para que sus personal sea el primero en promover la excelencia a través de su ejemplaridad tanto dentro de la propia empresa como cuando la represente externamente.
A quién se dirige este Código y a quién aplica
Nuestro Código Ético resulta de aplicación a todo el personal, empresas o personas colaboradoras, entidades proveedoras y personas dependientes de Azulev, así como a sus representantes legales y administradores de hecho o de derecho (en adelante, conjuntamente, el “Personal”).
Adicionalmente, respecto de las potenciales relaciones contractuales que Azulev pueda mantener con otras empresas y profesionales en relación con la prestación de sus servicios, siempre que la actividad subcontratada sea sensible o relevante para las actividades de Azulev, se procurará que en los respectivos contratos de subcontratación se confirme por parte de éstos la adopción de todas aquellas medidas preventivas oportunas en relación con aquellos riesgos especialmente significativos para la organización.
Azulev opera en diversos países donde las leyes y costumbres locales pueden requerir guías adicionales a las que proporciona este Código. En caso de discrepancia entre los requisitos locales y este Código, siempre se aplicará el más estricto y nunca se seguirán prácticas que infrinjan nuestros valores o el Código.
En caso de necesitar ayuda sobre cómo comportarte ante una situación particular, es preciso dirigirse al órgano de control (véase siguiente apartado) para aclarar la manera más adecuada de actuar conforme a la normativa establecida.
Administración del Código Ético
El Consejo de Administración de Azulev es el responsable de asegurar la existencia de un programa efectivo de ética y cumplimiento, a través del Órgano de Control, un órgano colegiado compuesto por el Director de Recursos Humanos y el Director Financiero.
Este órgano es responsable de analizar y dar respuesta a los dilemas éticos suscitados e investigados, velar porque se desarrollen las actividades y negocios conforme a la normativa vigente y a las políticas y procedimientos internos, asegurando que la empresa opera con integridad según los compromisos determinados por el Consejo de Administración.
Investigaciones y confidencialidad
Azulev cuenta con diversos instrumentos al alcance de todo el personal mediante los que pueden transmitir y/o elevar cualquier conocimiento, duda o sospecha de comportamiento contrario a la legalidad y/o que pueda implicar la materialización de un riesgo de carácter penal. Todo el personal tiene el deber de comunicar, a través de los mecanismos habilitados al efecto, cualquier conducta, hecho o información que considere puede constituir una infracción penal o una violación al Código Ético. Asimismo, el personal también puede hacer uso de estos instrumentos para transmitir sus dudas y cuestiones relacionadas con el comportamiento ético.
La organización pone a disposición de los Empleados el Canal de denuncias, a través de la instalación de buzones de denuncia, ubicados en la zona de fichaje de las instalaciones de Villarreal y Alcora, y de una dirección de correo habilitada, canaldenuncias@azulev.es, como mecanismo de comunicación de cualquier duda o consulta de carácter ético, así como indicios o sospechas de un comportamiento contrario a la legalidad y/o que pueda implicar la materialización de un riesgo de carácter penal.
En este sentido, el Órgano de Control será el órgano encargado de gestionar y tramitar las mismas, asegurando la máxima confidencialidad acerca de la identidad del Personal que hiciese uso de dicho Canal, salvo cuando haya de ser identificado ante las autoridades de acuerdo con lo establecido en las leyes.
Cuando una persona empleada comunique cualquier irregularidad al Órgano de Control, éste tomará precauciones razonables para mantener confidencial la identidad del mismo, realizando una investigación minuciosa y justa.
Para ayudar a mantener la confidencialidad, las personas empleadas debemos evitar la divulgación de cualquier investigación. Debido a que los miembros del Órgano de Control deben mantener estricta confidencialidad en todas las investigaciones, no podrán informar al empleado sobre el curso de las mismas. Como garantía de confidencialidad al personal denunciante, el ejercicio del derecho de acceso de la persona denunciada estará limitado a sus propios datos de carácter personal, sin que se pueda entender incluido dentro del ejercicio de ese derecho los datos relativos al personal denunciante.
Todas las personas que, con objeto del correcto tratamiento de una incidencia o irregularidad, deban conocer su contenido, quedan sujetas a un compromiso de confidencialidad. Los datos de una persona denunciante sólo podrán ser facilitados en caso de exigencia legal y previa solicitud de la autoridad.
Denuncias
Azulev considerará seriamente todos los informes de posible conducta irregular y determinará si se ha violado el Código o la Ley, tomando las medidas correctivas oportunas.
Asimismo, queda rigurosamente prohibido tomar represalias contra cualquiera que de buena fe (i) emita cualquier duda o consulta ética, (ii) ponga en conocimiento de la organización una posible vulneración de la normativa interna, (iii) informe de un posible comportamiento contrario a legalidad y/o, en su caso, que pueda implicar la materialización de un riesgo penal, o (iii) colabore en su investigación o ayude a resolverla. Esto también será aplicable aunque la información facilitada resulte incorrecta, siempre que dicha información se hubiese proporcionado de buena fe.
No obstante, esta garantía no alcanza a quienes actúen de mala fe con ánimo de difundir información falsa o de perjudicar a las personas. Es una violación al Código realizar, a sabiendas, una acusación falsa, mentir a los investigadores o negarse o rehusarse a cooperar con una investigación relacionada con el Código. La información honesta no implica que la persona trabajadora deba tener la razón cuando informe acerca de una inquietud; sólo tiene que asegurarse de que la información que brinda es precisa.
Régimen disciplinario
Nuestro Código Ético goza del máximo rango normativo dentro de Azulev. Al trabajar para, o representar a Azulev, aceptamos respetar nuestro compromiso de hacer lo correcto. Las personas que infrinjan nuestro Código, nuestra normativa interna o la legislación aplicable, pueden estar poniendo en peligro a la organización por lo que pueden ser objeto de medidas disciplinarias y de sanciones legales.
En caso de detectarse, tras el análisis de las conclusiones del estudio e investigación realizado por el Órgano de Control, un incumplimiento de la normativa interna ético-empresarial de la organización, o de cualquier legislación aplicable, dicho Órgano actuará inmediatamente, dando traslado de las actuaciones al área de Recursos Humanos a efectos del inicio de las actuaciones administrativas o judiciales pertinentes en cada caso, sobre lo cual habrán de informar.
Cada incumplimiento será analizado individualmente y, en el supuesto que sea preciso, será sancionado de acuerdo con nuestro Régimen Disciplinario, los convenios y la normativa legalmente aplicable.
En ningún caso, se podrá justificar la comisión de un delito con la obtención de un beneficio para la organización. Desde Azulev se rechaza cualquier ingreso o beneficio directo o indirecto que pueda percibirse como consecuencia de una actuación delictiva de cualquiera de su personal.
Aceptación, difusión y aprobación del Código Ético
El Código Ético será comunicado a todo el personal, que deberá asumir por escrito el compromiso de su cumplimiento.
Cuando se trate de nuevas incorporaciones: el compromiso de cumplimiento aparecerá recogido expresamente como un documento anexo al contrato laboral, entregándose una copia del Código Ético y recogiendo la firma de adhesión expresa de la persona empleada.
Cuando se realicen actualizaciones del Código Ético, el Órgano de Control recogerá las renovaciones del compromiso de cumplimiento por parte del personal en las actividades formativas y de difusión del nuevo Código.
Adicionalmente, la organización comunicará y difundirá el Código entre el personal mediante la puesta a disposición de una copia del mismo, a través del portal e-Portem, asegurando de manera efectiva el conocimiento del Código Ético por el personal de la organización.
No haber leído el Código Ético no exime de la responsabilidad de cumplir con el contenido del mismo.
Aprobación y entrada en vigor
El Código Ético fue aprobado en la reunión del Consejo de Administración celebrada el 27 de diciembre de 2019 y es efectivo desde el momento de su aprobación.
2. Integridad con nuestros empleados
Seguridad, salud y medio ambiente
La dirección de Azulev da máxima prioridad a la seguridad del personal y la preservación del medio ambiente.
La responsabilidad de Azulev es velar por la protección del medio ambiente, cumpliendo la legislación vigente y las normas internas de la organización.
Aunque la mejora de las condiciones de seguridad y ambientales de las instalaciones pueda suponer importantes inversiones, la Dirección estima que los valores humanos y ambientales afectados son más importantes, tanto para cada uno de los empleados como para los distintos agentes que intervienen en las relaciones comerciales. A los responsables y encargados que tienen personal a su cargo les corresponde la importante responsabilidad de estimular y mantener el espíritu de seguridad y sensibilización con el medio ambiente, tanto en el comportamiento como en la mejora de las instalaciones.
Como fruto de este interés, Azulev cuenta con un Manual de Acogida, que recoge el Plan de Prevención de Riesgos Laborales así como la Política Medioambiental, que establecen una guía general para la actuación de nuestro personal y el de las empresas contratadas o subcontratadas que realicen su trabajo en nuestras instalaciones.
Las disposiciones contenidas en dichos documentos no anulan ni modifican ninguna de las leyes, reglamentos y normas vigentes, sino que constituyen un complemento de las mismas. En caso de discrepancia entre estos documentos y las normas legales vigentes en cada momento serán de aplicación estas últimas.
La Dirección solicita de todo el personal y en especial de los responsables, encargados, delegados de prevención, servicio de prevención ajeno y miembros del comité de seguridad y salud laboral, sugerencias para realizar posibles adiciones, supresiones o modificaciones a los textos indicados, con el fin de que el mismo sea dinámico y se adapte a los posibles cambios que afectan a la organización, ya sean internos (cambios en el sistema productivo) o externos (cambios en la normativa vigente). Estas sugerencias serán enviadas al comité de seguridad y salud laboral, a través del correo rrhh@azulev.es
Compromiso con los derechos humanos, laborales y el respeto
Azulev se compromete a velar por la diversidad y la igualdad de oportunidades. Nadie será discriminado por razones de sexo, edad, discapacidad, nacionalidad, origen étnico, religión u orientación sexual. Se espera de todo el personal que actúe con los demás de acuerdo con los principios de respeto mutuo y reconociendo el derecho a la intimidad y a la dignidad. No se tolerará ninguna discriminación, acoso o insultos.
Asimismo, todo el personal estamos obligados a actuar, en las relaciones con nuestro entorno, conforme a criterios de consideración, respeto y dignidad, teniendo en cuenta la diferente sensibilidad cultural de cada persona y no permitiendo discriminaciones en el trato por cualquier condición personal o social.
3. Integridad en las operaciones de negocio
Medidas contra el blanqueo de capitales y financiación del terrorismo
El blanqueo de capitales es el conjunto de mecanismos o procedimientos orientados a dar apariencia de legitimidad o legalidad a bienes o activos de origen delictivo.
Se entiende por blanqueo de capitales las acciones de adquirir, poseer, utilizar, convertir o trasmitir bienes sabiendo que estos tienen su origen en una actividad delictiva o cualquier otra que sirva para ocultar o encubrir el origen ilícito o para ayudar a la persona que haya participado en la infracción o infracciones a eludir las consecuencias legales de sus actos.
El delito puede acarrear sanciones económicas y penales. Este es uno de los delitos que también puede ser imputado a la persona jurídica, es decir, a la empresa. Así, la Ley 10/2010 de prevención del blanqueo de capitales establece una serie de medidas tendentes a prevenir la comisión de este delito: identificación formal de las personas que intervengan en operaciones; identificación del titular real, cuando alguien intervenga por cuenta de otro; información sobre el propósito o índole del negocio; seguimiento continuo de la relación de negocios, etc., con la finalidad de evitar cualquier posible imputación.
Azulev, a través de la difusión del presente Código así como a través de otras acciones, difunde entre sus cargos directivos y su personal las medidas a adoptar contra este tipo de delitos.
Conflictos de interés
Un conflicto de interés surge cuando las relaciones personales, profesionales, financieras o de otra índole, interfieren o pueden interferir con la objetividad o lealtad del Personal.
El Personal de Azulev deberemos abstenernos ante cualquier relación que cree un conflicto, o pueda dar apariencia de hacerlo, entre nuestros intereses personales y los intereses de la organización.
Usar a Azulev como una plataforma para promover los intereses externos, de negocios o de otro tipo, o para beneficiar a tus amigos o familiares es un conflicto de interés no aceptado.
En general, el trabajo que realiza el personal en Azulev se ejerce en régimen de exclusividad y plena dedicación. Ello supone que, salvo que concurra el consentimiento expreso, no está permitido prestar servicios, por cuenta propia o ajena, de forma directa o indirecta a terceros, concurrentes o no, que sean ajenos a Azulev. Queda exceptuado de la obligación de exclusividad y plena dedicación cuando desempeñe cualesquiera funciones en otras compañías vinculadas a Azulev o en las que exista un interés por parte de la misma, o en cualesquiera otras entidades ajenas a la compañía, siempre que medie consentimiento del órgano de administración, y que del mismo se informe al Órgano de Control.
Asimismo se exceptúan expresamente de la obligación de dedicación exclusiva, las actividades de docencia, participación en conferencias y foros especializados, la administración del patrimonio personal, así como las responsabilidades profesionales en empresas propias o participadas por su familia y organizaciones sin ánimo de lucro, siempre que no impidan o dificulten el ejercicio de sus responsabilidades en la compañía y siempre que no supongan conflicto alguno con los intereses de la misma.
Deberá atenderse también a lo dispuesto en los contratos de trabajo, que podrán imponer restricciones adicionales.
Control, gobierno y cumplimiento en nuestras operaciones
Es responsabilidad de todas las personas empleadas, y no sólo del personal de finanzas, mantener registros comerciales y financieros completos y precisos de todas las operaciones que se realicen, de forma que se cumpla con la responsabilidad ante la clientela y con los requisitos legales y de información financiera.
Debemos conocer y dominar los procedimientos y sistemas de almacenamiento y reporting de registros y documentos de trabajo, incluyendo el archivo y recuperación de datos y los requisitos para su acceso.
Los libros contables y registros internos deben reflejar de manera clara, precisa e íntegra las transacciones con un nivel de detalle suficiente para asegurar una adecuada toma de decisiones. Deben estar de acuerdo a las normas contables y de reporte de la información financiera aplicables en cada caso.
La información que se incluya en los registros de la organización debe ser veraz, exacta, comprensible, actualizada y acorde a las regulaciones y normativas vigentes. Nunca debemos falsificar un documento.
Se debe registrar con exactitud el precio de los materiales y otros servicios a facturar, en función de los acuerdos efectivamente establecidos con la clientela. Nunca debemos distorsionar la verdadera naturaleza de una transacción.
Nunca debemos destruir ni borrar registros o documentos originales como consecuencia de una investigación o auditoría; en caso de duda, consultar siempre con el superior jerárquico y, en último caso, con el Órgano de Control (véase apartado 1).
Defensa de la competencia
La organización compite lealmente y cumple con todas las leyes de competencia aplicables en todo el mundo. A menudo estas leyes son complejas y varían considerablemente de un país a otro, tanto en el alcance de su cobertura como en su alcance geográfico. Una conducta permisible en un país puede ser ilegal en otro. Puesto que las sanciones por la violación de dichas normativas pueden ser severas debemos prestar atención a su debido cumplimiento.
4. Integridad en las relaciones externas
Relaciones con socios/as, proveedores/as, clientela, entidades o personas intermediarias y otros grupos de interés
Nuestra clientela, proveedores/as, contratas, subcontratas, agentes, empresas o personas distribuidoras y otras personas o entidades que actúan como socias de negocios juegan un papel integral en nuestro negocio. Por ello, establecemos un marco de confianza y colaboración con todos ellos, esperando que cumplan unos estándares éticos y de lucha contra la corrupción, equivalentes a los nuestros.
Azulev está plenamente comprometida con los principios de sinceridad y transparencia, respetando en todos los acuerdos con terceros las políticas internas de la organización, así como la legislación aplicable.
Por tanto, Azulev evitará trabajar con socios/as, proveedores/as, clientela y otros grupos de interés que adopten valores o estándares de cumplimiento ético contrarios a los nuestros. Por ello, la persona empleada comunicará al Órgano de Control todos aquellos casos en los que nos soliciten adherirnos a otros principios éticos distintos a los fijados en este Código, previo a realizar cualquier operación.
Azulev valora la relación con su clientela y entidades proveedoras. Debemos tratar a estas partes de la misma manera que nosotros esperamos ser tratados, es decir, con honestidad y respeto. En este sentido:
- No debemos participar en prácticas desleales, engañosas o confusas.
- Debemos presentar los productos de Azulev de manera honesta y directa.
- Debemos velar por la calidad de los productos, la veracidad de sus características y la exactitud en sus condiciones, conforme a las informaciones facilitadas en su comercialización y venta.
La elección de particulares o empresas proveedoras deberá basarse en principios de idoneidad, mérito y competitividad evitando cualquier conflicto de interés que pueda comprometer su selección.
El personal que participe en la selección de proveedores/as y subcontratistas deberán cumplir con los procedimientos internos establecidos para los procesos de homologación y adjudicación de proveedores/as, evitando en todo caso situaciones de conflictos de intereses y favoritismos.
Azulev mantiene relaciones contractuales y precontractuales con Agentes y distribuidores en terceros países, especialmente a la hora de llevar a cabo las ventas de productos. Asimismo, en el marco de su actividad social, Azulev acude habitualmente a eventos, ferias y exposiciones de diversa índole, por lo que realiza una cuidadosa selección de estas entidades proveedoras, con quienes mantiene un contacto directo. En este sentido, las relaciones con sus proveedores/as, se basan en unas condiciones mutuas de sinceridad, rigor y respeto y aseguran una colaboración eficaz para ambas partes, evitando que la participación de terceros puede ser utilizada como medio para ocultar pagos ilegales y eludir las prohibiciones legales sobre la corrupción.
Los acuerdos de intermediación se celebrarán únicamente con las personas o empresas que posean las referencias necesarias y de quienes se espera que contribuyan al desarrollo de proyectos específicos. Estos acuerdos deberán documentar por escrito y contendrán una descripción detallada de los servicios que se van a suministrar. El importe de la remuneración así como el resto de condiciones pactadas, deberán ser las adecuadas en función de los servicios prestados.
Los pagos a las personas o entidades intermediarias no se efectuarán nunca en efectivo, y las condiciones de colaboración entre Azulev y éstos se documentarán siempre por escrito.
Las terceras partes con los que tenemos relaciones comerciales deben estar sujetas a acuerdos de confidencialidad si tienen acceso a información confidencial o patentada.
Relaciones con gobiernos y administraciones públicas
Las relaciones que mantiene la organización con organismos públicos u oficiales, tales como la Conselleria de Medioambiente, el Banco de España, la propia Agencia Tributaria o cualquier autoridad laboral, están siempre presididas por el principio de respeto institucional, colaboración, integridad, homogeneización y cumplimiento ético. A efectos de lo indicado en este apartado, un funcionario público es cualquier persona que desarrolla sus funciones en estas instituciones.
En este sentido, en su relación con administraciones públicas, Azulev, rehúye cualquier forma de corrupción, soborno y extorsión, evitando obtener cualquier beneficio, ventaja o contraprestación a cambio.
Azulev prohíbe realizar regalos, obsequios, atenciones, pagos en efectivo o equivalente, ni ningún otro beneficio a funcionarios públicos ni del gobierno, ni directa ni indirectamente, que pudiera considerarse que influyen sobre cualquier decisión de negocio para la obtención de un beneficio indebido. En todo caso, el personal deberá contar con la aprobación del órgano de control en relación con cualquier tipo de compensación de las descritas, independientemente de su importe.
El personal deberá comunicar al órgano de control cualquier solicitud dirigida a su persona o a otra persona empleada en relación con un pago indebido o cualquier actuación realizada por o bajo amenaza de un funcionario público o del Gobierno, con la intención de obtener un pago indebido.
No obstante, Azulev manifiesta su disposición, en su caso y dentro el marco legal aplicable, a prestar apoyo a causas no lucrativas a través de donaciones. Estas causas comprenden actividades de carácter científico, cultural, social, deportivo y otros proyectos sociales. Las donaciones tendrán, en su caso, la única finalidad del sostenimiento de la causa no lucrativa, sin esperar a cambio ninguna contraprestación o comportamiento por parte del beneficiario o de un tercero.
Debemos asegurarnos de que toda la información que se envíe a las autoridades sea completa, razonable, precisa, oportuna y comprensible, evitando en todo caso la evasión de impuestos o el incumplimiento de las leyes.
Asimismo, Azulev es consciente de la importancia de la colaboración con las autoridades y Administraciones Públicas, ya que recibe numerosas inspecciones de hacienda y trabajo en sus instalaciones, debido al sector en el que opera dedicado a la producción cerámica, por ello, fomenta la colaboración en todo momento con los inspectores facilitando su labor.
Nunca debemos provocar el error mediante la simulación o tergiversación de hechos, con el objeto de disfrutar de prestaciones del Sistema de Seguridad Social o la indebida prolongación de las mismas.
Subvenciones
Nunca debemos solicitar ni obtener subvenciones, desgravaciones o ayudas de cualesquiera Administraciones Públicas, nacionales o extranjeras, falseando las condiciones exigidas para su concesión, ocultando las condiciones que hubiesen impedido su obtención, o destinándolas a un fin distinto para la que fue otorgada.
Regalos, atenciones, eventos y lucha contra la corrupción
Azulev permite el intercambio de atenciones y regalos en el entorno profesional sólo cuando sea razonable y entre dentro de la normalidad en las relaciones de negocio; y prohíbe cualquier atención o regalo que pueda dar lugar a sospechas de corrupción.
Los elementos de valor que podrían considerarse como un soborno incluyen efectivo, tarjetas de regalo, vales, regalos, viajes, entretenimiento, favores, empleo, préstamos, reembolsos y ciertas contribuciones caritativas o políticas. El personal de Azulev no debe aceptar ni dar regalos ni atenciones mediante pagos en efectivo.
Como principio general el personal de Azulev no ofrecerá, dará o aceptará pagos u otro obsequio de valor, ya sea directamente o a través de una tercera persona, si al hacerlo pudiera comprometer su capacidad para tomar decisiones objetivas en beneficio de la organización.
5. Integridad en la protección de la información y de nuestros activos
Uso y protección de nuestros activos y propiedades
Los activos de la organización los componen todos los recursos materiales y las propiedades intangibles como son la imagen, la reputación, la información, instalaciones, los derechos de propiedad industrial o intelectual, o los programas y sistemas informáticos, entre otros.
Azulev se compromete a poner a disposición del personal los recursos y los medios necesarios y adecuados para el desarrollo de su actividad. No debemos utilizar por tanto los activos de Azulev en propio beneficio o para asuntos personales.
Como Personal de Azulev somos responsables de la adecuada utilización de los activos y de protegerlos frente al mal uso, abuso, sabotaje o pérdida. Está prohibido acceder, descargar, almacenar o enviar contenido inapropiado en el ordenador de la organización o en sus dispositivos móviles; pudiendo ser revisados, según lo permitido por las leyes aplicables.
El uso de la red de comunicaciones para propósitos que no estén aprobados o autorizados como actividades profesionales constituyen un mal uso de los recursos, lo que podría suponer una prueba para la aplicación de posteriores sanciones contra la persona empleada. Se requiere al personal el uso del sentido común para, por ejemplo, tramitar ocasionalmente una llamada y correo electrónico personal. Las llamadas o correos electrónicos personales excesivos son un uso indebido de los bienes.
No debemos participar en actividades personales durante el horario laboral, que interfieran en nuestras responsabilidades laborales. Tampoco debemos aprovechar una oportunidad de ganancia financiera personal de la que hubiéramos tenido conocimiento por el desempeño de nuestro cargo en Azulev.
Todos el personal de Azulev debe aceptar la Política de Uso Adecuado de los Medios, que recoge las normas para el correcto uso de tecnologías de la información, así como de otros activos y propiedades de la organización.
El robo de bienes de la organización, ya sea físico (sustracción no autorizada de un producto, equipo o información de la organización) o a través de desfalco o información falsa intencional de horas o gastos, puede dar lugar a despido y a un proceso penal. Esta consideración será de igual aplicación para el robo en el trabajo de bienes pertenecientes a otras personas empleadas.
Los paquetes y todo tipo de objetos desatendidos o las actividades sospechosas de las que tengas conocimiento deben ser inmediatamente comunicados al superior jerárquico o al personal de seguridad de tu lugar de trabajo.
Tratamiento de la información confidencial y de los datos de carácter personal
Debemos adoptar los medios de seguridad pertinentes y legalmente adecuados, además de aplicar los procedimientos establecidos, para proteger la información de uso interno, confidencial y reservado, registrada en soporte físico o electrónico, frente a cualquier riesgo interno o externo de acceso no consentido, manipulación o destrucción, tanto intencional como accidental, y tanto en el horario laboral como fuera del trabajo. Esta información abarca, entre otros, contactos, información de precios, especificaciones técnicas o información del personal.
En caso de cese de la relación profesional o laboral de una persona con Azulev, la información que tenga carácter de uso interno, confidencial o reservado, será devuelta por el profesional o por la persona empleada a Azulev, subsistiendo en todo caso el deber de confidencialidad del profesional o de la persona empleada.
Para ello, debemos conocer los distintos tipos de información y sobre todo, aquellos que reciben una mayor protección en la legislación o en las normas y procedimientos de Azulev para proteger la información con los medios adecuados.
Para proteger la confidencialidad de la información, el personal debe compartir información únicamente de forma interna cuando sea necesario para el desempeño de su trabajo o sea requerido legalmente. De igual modo, no debe revelar información no pública a personas externas, ya sean familiares o amigos.
Debemos ser muy cuidadosos con la exposición de secretos comerciales en sitios públicos mediante conversaciones telefónicas, o mientras trabajas en sitios públicos con portátiles o tabletas.
Debemos proteger la confidencialidad de los datos de carácter personal a los que tengamos acceso y asegurarnos de que se utilicen sólo para fines autorizados por la ley.
Debemos cuidar la entrega de información de carácter personal o confidencial a terceros, facilitándola sólo si tienes un contrato que incluya cláusulas que regulen el tratamiento de datos de acuerdo a la legislación local.
Azulev garantiza en todo momento el derecho a la intimidad del personal así como de sus grupos de interés, protegiendo y haciendo un uso apropiado de los datos de carácter personal.
Azulev dispone de políticas de privacidad y de uso de herramientas informáticas y Comunicación, que son distribuidas a todas las personas empleadas para su conocimiento y aceptación.
En caso de existir cualquier duda en la materia o si nos solicitan información personal sobre el personal, se debe consultar con el responsable de protección de datos (en adelante, “Data Protection Officer” o DPO).
Asimismo debemos informar de cualquier divulgación no autorizada de datos personales al DPO.
Propiedad intelectual, industrial y secretos comerciales
La normativa de propiedad intelectual e industrial protege los derechos de propiedad intelectual y propiedad industrial, la información del dominio público, como las marcas y patentes, así como secretos comerciales, tecnología, técnicas y procesos de fabricación, expedientes del personal, información de terceras partes con compromiso de confidencialidad, etc…
Azulev protege tanto su propiedad intelectual e industrial como la de otros que estén en posesión de Azulev, sea de dominio público o de otra índole. Debemos respetar la propiedad industrial e intelectual de terceras partes cuando trabajemos con contenidos en materiales impresos o digitales, software u otros contenidos digitales, incluidos los videos. Incluso los contenidos de internet pueden tener propietarios que impongan sus condiciones de uso.
Tanto la propiedad industrial como la intelectual creada en el desempeño del puesto de trabajo o con los recursos de la organización, pertenece a Azulev, y no puede ser utilizada para fines personales.
Con el objetivo de proteger estos derechos de propiedad intelectual e industrial:
- No debemos acceder, comentar o difundir, datos de carácter personal de los que dispongamos sobre el personal, candidatos/as de empleo, clientela, proveedores/as o de cualquier persona física, salvo que estés autorizado para hacerlo por razón de tus obligaciones profesionales o porque exista una obligación legal para su comunicación.
- Debemos respetar la propiedad industrial e intelectual de terceras partes cuando trabajemos con contenidos en materiales impresos o digitales, software u otros contenidos digitales, incluidos los videos. Por ello tampoco debemos distribuir, plagiar, reproducir o comunicar obras protegidas con derechos de autor, tales como libros, escritos, informes, fotografías o bases de datos cualesquiera que fuera el medio o soporte en el que se encuentren, sin consentimiento de los titulares de los correspondientes derechos.
- No debemos fabricar, importar, poseer, utilizar, ofrecer o introducir en el comercio objetos, productos, procedimientos, resultados o proyectos de I+D+i protegidos fundamentalmente por patentes, sin consentimiento de sus titulares.